Ghidul angajatorului mic: CIM, REVISAL și actele care te scapă de amenzi la ITM

Primul angajat e un moment bun pentru orice firmă mică — și primul moment în care birocrația de HR devine personală. Vestea proastă: la angajări, greșelile se plătesc scump și repede. Vestea bună: lista lucrurilor care contează cu adevărat e scurtă și previzibilă. Iat-o, în ordinea în care o întâlnești.

Înainte de prima zi de muncă

Regula de aur: nimeni nu începe munca fără contract semnat și înregistrat. Contractul individual de muncă (CIM) se încheie în scris și se transmite în REVISAL cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Nu în prima zi de muncă — cu o zi înainte. Tot înainte de start, angajatul trebuie să aibă avizul de la medicina muncii („apt de muncă”) și instructajul de securitate în muncă (SSM).

REVISAL, pe scurt

REVISAL este registrul electronic de evidență a salariaților, transmis către Inspecția Muncii. În el se raportează angajările, modificările și încetările contractelor. Fiecare tip de modificare are propriul termen legal: angajarea — cel târziu cu o zi înainte de start; modificarea salariului — în termen de 20 de zile lucrătoare de la data schimbării; schimbările de funcție, durată sau loc de muncă — înainte să intre în vigoare; încetarea — la data încetării. Nu trebuie să le memorezi: trebuie doar ca cineva să le urmărească pentru tine, sistematic.

Actele adiționale: orice schimbare, pe hârtie

Ai mărit salariul? Ai schimbat programul de la 8 la 6 ore? Angajatul lucrează de acum din alt punct de lucru sau pe altă funcție? Fiecare dintre aceste schimbări cere un act adițional semnat de ambele părți înainte de aplicare, plus actualizarea în REVISAL. La control, inspectorul compară realitatea din firmă cu hârtiile: dacă omul lucrează altceva decât scrie în contract, e problema ta, nu a lui.

Pontajul și statul de plată — perechea nedespărțită

Evidența orelor lucrate (pontajul) e obligatorie pentru toți angajatorii — și e primul document cerut la un control ITM, pentru că din el se văd orele suplimentare, munca în weekend și respectarea repausului. Statul de plată se întocmește pe baza pontajului și se arhivează pe termen foarte lung (statele de salarii, 50 de ani). Dacă pontajul și statul „nu se leagă”, urmează întrebări incomode.

Suspendări și încetări: cu decizie, nu din vorbe

Concediu fără plată, creștere de copil, demisie, încetare cu acordul părților — toate se fac prin decizii sau acte scrise, cu temeiul legal corect și cu înregistrarea la timp în REVISAL. Aici se fac cele mai dureroase greșeli, pentru că o încetare întocmită prost se poate transforma într-un litigiu de muncă pe care îl pierzi indiferent de intenții.

Checklist-ul angajatorului mic

• CIM semnat și transmis în REVISAL cel târziu cu o zi înainte de prima zi de muncă;
• Aviz medicina muncii și instructaj SSM înainte de start;
• Dosar de personal pentru fiecare angajat (contract, acte adiționale, fișe, decizii);
• Pontaj ținut la zi, lună de lună — și corelat cu statul de plată;
• Act adițional semnat înainte de orice schimbare de salariu, funcție, program sau loc de muncă;
• Decizii scrise pentru suspendări și încetări, cu temeiul corect;
• Un om care urmărește termenele REVISAL — intern sau externalizat.

Dacă lista de mai sus ți se pare mult pentru o firmă cu doi-trei angajați, ai dreptate — exact de asta există externalizarea. La Parolea Consulting ne ocupăm de contracte, REVISAL, pontaje și state de plată pentru firme ca a ta, iar tu primești documentele gata semnate în contul tău online. Sună-ne și îți spunem în cinci minute cum ar arăta colaborarea.